Der Begriff «Datenbearbeitung» ist umfassend. Jeder Umgang mit Daten und alle Phasen der Bearbeitung fallen darunter – von der Beschaffung über die Speicherung bis hin zur Löschung. Eine Sonderstellung nimmt die Datenbekanntgabe ein: Sie ist besonders heikel, weil sie den Kreis der Datenbearbeiter erweitert. Gleichzeitig ist sie besonders wichtig. Denn um ihre Aufgaben erfüllen zu können, sind Behörden auf Personendaten angewiesen – und nicht selten beziehen sie diese bei anderen Behörden oder sind verpflichtet, sie an Dritte weiterzugeben. Wann Datenbekanntgaben erlaubt sind und welche Formen es gibt, lesen Sie auf dieser Seite. Ausserdem finden Sie zwei Flussdiagramme und ein paar Beispiele zur Orientierung.
Amtshilfe
Die alltäglichste Form der Datenbekanntgabe ist die sogenannte Amtshilfe: Ihre Behörde wird von einer anderen Behörde um bestimmte Personendaten gebeten. Dieser Bitte müssen Sie nachkommen, wenn
- die anfragende Behörde darlegen kann, dass sie die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgabe braucht und es eine Rechtsgrundlage dafür gibt und
- die Menge der angefragten Daten verhältnismässig ist (nur so viel, wie zu Erfüllung der Aufgabe nötig).
Nicht weitergeben dürfen Sie die Daten, wenn
- Sie einer besonderen Geheimhaltungspflicht unterstehen oder
- überwiegende private oder öffentliche Interessen entgegenstehen (z. B. wenn die betroffene Person sich in einem Zeugenschutzprogramm befindet oder die Bekanntgabe laufende Ermittlungen beeinträchtigen könnte). Unter Umständen braucht es ein Zwei- oder Mehrparteienverfahren.
Trifft einer dieser beiden Punkte zu, ist die Datenbekanntgabe trotzdem erlaubt, falls
- die betroffene Person ausdrücklich zustimmt oder
- eine akute Gefahr für die körperliche/geistige Unversehrtheit einer Person besteht, die nur durch die Datenbekanntgabe abgewendet werden kann (und wenn die Zeit nicht reicht, die Zustimmung der betroffenen Person einzuholen).
Bekanntgabe ohne Anfrage/ Bekanntgabe an Private
Oft geben Behörden von sich aus Personendaten an andere Behörden weiter, weil sie gesetzlich dazu verpflichtet (Meldepflicht) oder ermächtigt (Melderecht) sind. In dem Fall gehört die Datenbekanntgabe zu ihrer Aufgabenerfüllung. Anders als bei der Amtshilfe liegt die Beweislast bei der bekanntgebenden Behörde selbst: Sie muss über eine hinreichende Rechtsgrundlage verfügen. Abgesehen davon gelten die gleichen Voraussetzungen und Hürden wie bei der Amtshilfe (s. oben). All das gilt sinngemäss auch für die Bekanntgabe an Private.
Fragen und Antworten aus dem Gemeindekontext
Flussdiagramme als Entscheidungshilfen
Sind Sie unsicher, ob Sie bestimmte Daten herausgeben dürfen oder sogar müssen? Unser neues «Prüfschema Datenbekanntgabe» leitet Sie durch alle Fragen, die zu berücksichtigen sind. Die rechte Version gilt für Amtshilfe, die linke für Datenbekanntgaben ohne Anfrage bzw. an Private.
