Communication des données: quelles sont les règles?

Si vous sollicitez l’assistance administrative d’une autre autorité, vous communiquez déjà des données dans le cadre de votre demande, car vous indiquez le nom d’une personne spécifique et décrivez le contexte dans lequel vous avez besoin de ces données.

Obligation de communiquer:

• L’autorité de protection de l’adulte communique à l’office de l’état civil le placement d’une personne sous curatelle de portée générale (art. 449c, al. 1, ch. 1, lit. a du Code civil [CC]).
• Le bureau du registre foncier annonce à l’Intendance des impôts chaque fait parvenu à sa connaissance pouvant donner matière à l’imposition d’un gain immobilier (art. 176, al. 2 de la loi sur les impôts [LI]).
• Les enseignantes et enseignants avisent l’autorité de protection de l’enfant lorsque l’intégrité physique, psychique ou sexuelle de l’enfant semble menacée (art. 314d CC). 

Droit de communiquer:

• Les professionnels de la santé sont habilités, en dépit du secret professionnel qui les lie, à informer les autorités de poursuite pénale (police, Ministère public) de tout fait indiquant un crime ou un délit contre la vie ou l’intégrité corporelle (p. ex. lésion corporelle ou meurtre), la santé publique (p. ex. propagation de maladies humaines) ou l’intégrité sexuelle (p. ex. viol) d’une ou de plusieurs personnes (art. 28, al. 2 de la loi sur la santé publique [LSP]).  
• L’office de l’assurance-invalidité communique des données aux autorités fiscales lorsqu’elles se rapportent au versement des rentes de l’AI (art. 66a, al. 1, lit. a de la loi fédérale sur l’assurance-invalidité [LAI]).

Non, il ne le doit pas et ne le peut pas. L’un des six principes de la protection des données est celui de la proportionnalité: les membres d’une autorité ont uniquement accès aux données nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches (principe du besoin d’en connaître). Les conseils municipaux n’ont aucune activité opérationnelle, c’est pourquoi ils n’ont généralement pas besoin de consulter des données personnelles dans le détail. Il en va de même pour les membres de commissions. En effet, il n’est pas nécessaire de connaître les dossiers des bénéficiaires de l’aide sociale pour prendre une décision sur l’augmentation du budget des services sociaux. Dans certains cas, il peut être nécessaire que l’administration mette des dossiers à la disposition du conseil municipal afin qu’il puisse accomplir ses tâches. Voici un exemple lié à nos activités de conseil: la commission de naturalisation d’une commune a demandé à consulter le dossier d’une élève souhaitant être naturalisée. Nous avons considéré qu’il était légitime de communiquer ces données pour les raisons suivantes: le droit de cité fédéral et le droit de cité cantonal autorisent les autorités compétentes à examiner la capacité d’intégration des requérantes et requérants, notamment leur aptitude à s’exprimer dans une langue nationale ou leur niveau de formation. Dans le message concernant la révision totale de la loi fédérale sur la nationalité suisse, les écoles sont mentionnées parmi les autorités pouvant fournir une assistance administrative dans des cas comme celui-ci. Le droit fédéral prévoit donc déjà l’éventuelle nécessité de se renseigner auprès des écoles pour évaluer la bonne intégration d’une personne. Compte tenu de cette loi et d’autres bases légales, nous avons décidé que l’école pouvait accorder à la commission de naturalisation le droit de consulter le dossier.

Les communes peuvent communiquer des données relatives aux habitantes et aux habitants (nom, prénom, sexe, adresse, état civil, lieu d’origine, dates d’arrivée et de départ, nouveau lieu de domicile ou encore année de naissance) à des personnes privées, à condition que ces dernières rendent vraisemblable un intérêt digne de protection. Il pourrait s’agir, par exemple, de préserver la diversité culturelle d’un lieu. Dans ce contexte, il est possible également pour des associations sportives, des groupes folkloriques ou d’autres organisations sans but commercial d’obtenir des données sur les habitantes et les habitants. La communication systématique de données (communication sous forme de liste) nécessite toutefois une base juridique dans le règlement communal. Les personnes concernées peuvent demander le blocage des données communiquées sous forme de liste sans devoir prouver l’existence d’un intérêt digne de protection.

Le blocage des données peut permettre aux citoyennes et aux citoyens d’éviter que leurs données soient communiquées par la commune à des personnes privées, mais pas dans tous les cas. Prenons l’exemple suivant: le bureau de recouvrement XY dépose une demande écrite auprès de la commune Z afin qu’elle lui communique les coordonnées de Monsieur A au motif que ce dernier s’est acheté des vêtements pour un montant de 10 000 francs, mais ne les a pas payés. Le bureau de recouvrement joint à son courrier une copie de la facture ainsi qu’un bulletin de livraison. En principe, les conditions sont remplies pour que les données soient communiquées: le bureau de recouvrement demande un renseignement spécifique en tant que personne privée. L’adresse fait partie des données que le contrôle des habitantes et des habitants est autorisé à communiquer (conformément à la loi sur l’établissement et le séjour des Suissesses et des Suisses [LES]). En outre, le bureau de recouvrement a établi un intérêt digne de protection plausible. Cependant, Monsieur A avait demandé le blocage des données le concernant un an plus tôt.

Qu’est-ce que cela signifie dans le cas d’espèce? En raison du blocage des données, la commune ne peut communiquer l’adresse de Monsieur A que si elle y est tenue par une base légale, ou si le bureau de recouvrement établit de manière plausible qu’il ne peut pas exercer ses droits à l’encontre de Monsieur A sans ces données (art. 34, al. 2 LCPD). La première condition (obligation légale) ne s’applique pas ici. La seconde, en revanche, s’applique: le blocage des données n’est pas là pour permettre à des personnes débitrices de se soustraire à leurs créancières et créanciers.

Comment la commune doit-elle alors procéder? Elle accorde à Monsieur A le droit d’être entendu et l’invite à prendre position dans un court délai (art. 34, al. 3 LCPD). Elle procède ensuite à une pesée des intérêts sur la base des éléments soumis par Monsieur A, puis rend sa décision. Il est important de noter que l’adresse de Monsieur A ne doit être accessible au bureau de recouvrement ni dans le cadre de l’octroi du droit d’être entendu ni lors de la notification de la décision. Cet accès n’est possible qu’une fois le délai d’opposition arrivé à échéance, et une fois que la décision de communiquer l’adresse est entrée en force.