Transparenz ist ein Fundament rechtstaatlichen Handelns und die Voraussetzung dafür, dass Bürgerinnen und Bürger ihre Rechte wahrnehmen können. Im Kanton Bern wird diese Transparenz einerseits durch das Gesetz über die Information und Medienförderung sichergestellt: Es verpflichtet Behörden dazu, über ihre Tätigkeit zu informieren und jeder Person Zugang zu Informationen zu gewähren. Andererseits beinhaltet auch das kantonale Datenschutzgesetz Informationspflichten. Welche das sind, erfahren Sie auf dieser Seite.
Unterschied zur Auskunftspflicht
Auf den ersten Blick sind Auskunfts- und Informationspflicht das gleiche. In beiden Fällen informieren Behörden Betroffene darüber, welche Daten sie über sie bearbeiten. Der Unterschied: Die Auskunftspflicht kommt erst dann zum Tragen, wenn Betroffene ein entsprechendes Gesuch stellen (siehe «Auskunftspflicht gegenüber Betroffenen»). Die Informationspflicht verlangt dagegen proaktives Informieren seitens der Behörde – und zwar schon in dem Moment, da sie Personendaten beschafft.
Wann informieren Sie?
Sobald Sie als Behörde Personendaten beschaffen, müssen Sie die Betroffenen darüber informieren. Das gilt auch, wenn Sie die Daten bei anderen Behörden, Organisationen oder Privaten einholen.
Wann nicht?
Sie können auf die Information verzichten, sie einschränken oder aufschieben, wenn
- besondere Geheimhaltungspflichten gelten,
- überwiegende private oder öffentliche Interessen bestehen,
- die betroffene Person bereits über die Angaben verfügt (z. B. durch einen Eintrag ins Register der Datensammlungen) oder
- die Information aus der Rechtsgrundlage hervorgeht (Beispiel: Art. 7 GERES V).
Worüber informieren Sie?
Die Information muss mindestens Folgendes enthalten:
- Namen der Behörde samt Kontaktdaten,
- Rechtsgrundlage und Zweck der Bearbeitung,
- die bearbeiteten Personendaten oder Datenkategorien,
- Empfänger der Daten (oder Empfängerkategorien), falls die Daten Dritten bekannt gegeben werden,
- Hinweis auf die Rechte der Betroffenen (z. B. auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung),
- Hinweis auf den Einsatz algorithmischer Entscheidsysteme mit hohem Risiko für Betroffene (s. Infobox oben)
Wie informieren Sie?
Falls Sie die Daten im Register der Datensammlungen eingetragen haben, verfügt die betroffene Person bereits über die Angaben. Eine zusätzliche Information ist somit in den meisten Fällen nicht nötig (siehe «Datensammlungen registrieren»). Aber: Sofern Sie Daten ausserhalb einer Datensammlung beschaffen (temporäre Datenbeschaffungen ohne systematische Speicherung) müssen Sie die Betroffenen gesondert informieren – zum Beispiel mittels eines Hinweises auf Formularen und Fragebögen oder per Informationsschreiben. Auch automatisierte Einzelentscheidungen mit hohem Risiko für die Betroffenen müssen Sie gesondert kennzeichnen (s. Infobox oben).