La transparence est l’un des fondements de l’activité de l’État et la condition de l’exercice des droits de la population. Dans le canton de Berne, cette transparence est garantie, d’une part, au moyen de la loi sur l’information et l’aide aux médias (LIAM), qui oblige les autorités à informer le public sur leurs activités et à garantir à toute personne l’accès à l’information. La LCPD contient, d’autre part, des dispositions relatives aux devoirs d’information. Cette page vous permet d’en savoir plus sur ces devoirs.
Différence avec l’obligation de renseigner
Au premier abord, l’obligation de renseigner et l’obligation d’informer semblent désigner la même chose. Dans les deux cas, des autorités informent les personnes concernées au sujet des données qu’elles traitent. La différence réside dans le fait que l’obligation de renseigner n’intervient que lorsque les personnes concernées déposent une demande à cet égard (voir «Obligation de renseigner les personnes intéressées»). L’obligation d’informer requiert quant à elle une démarche volontaire de communication d’informations de la part de l’autorité dès lors qu’elle collecte des données personnelles.
Quand fournir des informations?
Dès lors que vous collectez des données personnelles en tant qu’autorité, vous devez en informer les personnes concernées, y compris lorsque ces données sont collectées auprès d’autres autorités, organisations ou personnes privées.
Quand ne faut-il pas fournir d’informations?
Vous pouvez renoncer à informer les personnes concernées, limiter les informations fournies ou différer leur communication lorsque
- des obligations particulières de maintien du secret s’appliquent,
- des intérêts publics ou privés prépondérants sont en cause,
- la personne concernée dispose déjà des informations (p. ex. parce qu’elles ont été inscrites au registre des fichiers), ou
- les informations découlent d’une base juridique (exemple: art. 7 O GERES).
Sur quoi portent les informations à communiquer?
Les informations doivent inclure au minimum
- le nom de l’autorité et ses coordonnées;
- la base juridique et la finalité du traitement des données;
- les données personnelles et les catégories de données traitées;
- les destinataires (ou les catégories de destinataires) des données si ces dernières sont communiquées à des tiers;
- la mention des droits des personnes concernées (p. ex. en matière d’accès, de rectification ou de suppression);
- la mention de l’utilisation de systèmes algorithmiques de prise de décision qui présentent un risque élevé pour les personnes concernées (voir l’encadré ci-dessus).
Comment communiquer les informations?
Si vous avez inscrit les données au registre des fichiers, alors la personne concernée dispose déjà des informations à leur sujet. Dans la plupart des cas, il n’est donc pas nécessaire d’informer davantage (voir «Inscrire les fichiers dans un registre»). Cependant, dès lors que vous collectez des données qui ne relèvent pas d’un fichier (collecte provisoire de données sans sauvegarde systématique), vous devez en informer séparément les personnes concernées, par exemple au moyen d’une mention figurant sur les formulaires et questionnaires correspondants, ou d’une lettre d’information. Vous devez également signaler les décisions individuelles automatisées qui présentent un risque élevé pour les personnes concernées (voir l’encadré ci-dessus).