Lorsque vous créez de nouveaux fichiers de données personnelles ou modifiez des fichiers existants, vous devez les inscrire dans un registre. D’une part, vous remplissez ainsi votre devoir d’information (voir «Obligation d’informer les personnes concernées») et, d’autre part, vous aidez la population dans l’exercice de ses droits. Cette page explique quelles informations doivent figurer au registre et qui assure la tenue du registre.
Que devez-vous inscrire au registre?
Les indications suivantes doivent figurer dans le registre des fichiers:
- l’autorité responsable et ses coordonnées;
- la base légale et la finalité de la collecte et du traitement des données;
- le type (nom, date de naissance, etc.), la catégorie (données normales ou sensibles) et l’étendue des données traitées;
- les données personnelles que vous communiquez régulièrement à d’autres autorités ou personnes privées (en indiquant les destinataires);
- le délai de conservation des données.
- Nouveau: depuis le 1er septembre 2026, le recours au profilage ou à des systèmes algorithmiques de prise de décision qui présentent un risque élevé pour les personnes concernées (p. ex. les décisions relatives à l’aide sociale fondées sur l’IA) doit également figurer dans le registre.
Vous pouvez consulter le registre des fichiers cantonal afin de voir ce qui y a été inscrit par d’autres autorités.
Où devez-vous annoncer vos fichiers pour qu’ils figurent au registre?
Autorités cantonales: registre central du Bureau cantonal pour la protection des données (BPD)
En tant qu’autorité cantonale (c’est-à-dire en tant qu’hôpital ou haute école, par exemple, voir la page «Qui est considéré comme une autorité?» pour plus d’informations), vous inscrivez vos fichiers au registre central du BPD. Pour ce faire, veuillez utiliser notre formulaire en ligne. Il est important de noter que, dès lors que vous procédez à des modifications de vos fichiers, que vous les retirez ou que vous les complétez, cela doit être consigné dans le registre.
Communes: votre propre registre
En tant qu’autorité de droit communal (p. ex. commune municipale, paroisse ou syndicat de communes), vous tenez votre propre registre de fichiers. Les exigences relatives au contenu du registre sont les mêmes que pour les autorités cantonales (voir ci-dessus: «Que devez-vous inscrire au registre?»). Vous êtes néanmoins libre quant à la forme: vous pouvez tenir le registre au format numérique ou au format papier, à condition de veiller à ce que les personnes concernées et intéressées puissent le consulter. Votre registre doit également être tenu à jour.