Obligation de renseigner les personnes concernées

Le droit d’accès est l’un des éléments fondamentaux de la protection des données. Toute personne peut se renseigner sur les données la concernant qui font l’objet d’un traitement. Ce n’est qu’ainsi qu’elle peut vérifier la conformité du traitement des données et intervenir si nécessaire. En tant qu’autorité, cela signifie que vous devez fournir ces renseignements aux personnes concernées. Vous trouverez sur cette page des indications quant à la manière de procéder et ce à quoi vous devez être attentive.

Lorsque vous traitez des données personnelles et qu’une personne concernée exige des renseignements à ce sujet. Exemples typiques: 

• Une personne se renseigne sur les mentions qui la concernent au sein d’une autorité.
• Une personne exige de consulter son dossier.

La demande doit en principe être formulée par écrit (lettre ou courrier électronique), à moins que vous n’ayez expressément autorisé une demande orale. Dans les deux cas, vous devez vous assurer de fournir les renseignements à la bonne personne et, si nécessaire, soumettre un justificatif officiel. Il est important de noter que l’autorité qui mandate des tiers (p. ex. un fournisseur de services informatiques) pour le traitement des données personnelles demeure tenue de fournir les renseignements demandés.

Dans certains cas exceptionnels, vous pouvez rejeter une demande ou restreindre les renseignements fournis, notamment dans les cas suivants:

• la communication de renseignements va à l’encontre d’intérêts publics prépondérants (p. ex. si la sécurité publique ou une personnalité publique importante s’en trouveraient menacées); 
• la communication de renseignements menacerait une autre personne ou limiterait ses droits de manière excessive;
• vous avez une obligation légale de garder le secret ou devez respecter le secret de fonction;
• la communication de renseignements pourrait entraver une procédure en cours.

Dans de tels cas, vous devez soupeser les intérêts en jeu. En cas de doute, vous pouvez consulter des tiers concernés avant de communiquer tout renseignement.

L’ensemble des données qui concernent la personne ayant formulé la demande (p. ex. renseignements issus d’applications métier, courriers électroniques, lettres, notes, enregistrements audio et vidéo ou dossiers) ou, s’il en a été ainsi convenu, un extrait spécifique de celles-ci. Outre les données, vous devez également fournir des renseignements sur leur finalité, les bases juridiques, leur origine et leur durée de conservation. Le devoir de renseigner porte sur les données personnelles, il ne concerne donc pas nécessairement des documents intégraux. Vous pouvez rassembler ces données sous forme de liste ou les mettre à disposition au format d’origine, p. ex. s’il s’agit d’enregistrements audio ou vidéo. Les documents peuvent être fournis sous forme de copie, ce qui est indiqué en particulier si vous souhaitez en anonymiser ou en caviarder certaines parties.