Planen Sie eine neue elektronische Datenbearbeitung mit mehr als 1000 Betroffenen* und hohem Risiko? Dann müssen Sie uns Ihr Projekt inklusive ISDS-Konzept zur Vorabkontrolle unterbreiten (siehe auch «To-dos bei Einführung neuer Software»). Lesen Sie auf dieser Seite, was unter einer Vorabkontrolle zu verstehen ist und wie sie abläuft.
*über die gesamte Laufzeit und inklusive aufbewahrter Daten
Wir beurteilen Ihr Konzept
In der Vorabkontrolle prüfen wir, ob Ihr Vorhaben datenschutzkonform und sicher umgesetzt werden kann. Wir schauen uns die Risiken und Massnahmen an, die Sie in Ihrem ISDS-Konzept beschreiben. Dabei beurteilen wir, ob die Risiken vollständig und die vorgeschlagenen Massnahmen zu deren Senkung geeignet sind. Gegebenenfalls empfehlen wir weitere Massnahmen. Solange hohe Risiken bestehen bleiben, dürfen Sie die neue Software nicht in Betrieb nehmen.
Verantwortlich bleiben Sie
Gleichwohl ist die Vorabkontrolle nicht als Bewilligungsverfahren zu verstehen. Sie als Behörde bleiben für den Datenschutz und die Datensicherheit verantwortlich – unabhängig davon, ob Ihr Projekt eine Vorabkontrolle durchlaufen hat und ob Sie unsere Empfehlungen umsetzen. Ohne Vorabkontrolle entgeht Ihnen die Beurteilung durch uns als Fachbehörde. Sie gehen dann das Risiko ein, mangelhafte Software später für hohe Kosten nachbessern zu müssen. Und falls Sie die Rechte der Betroffenen verletzen, müssen Sie dafür geradestehen.
Wie läuft das Verfahren ab?
Wir führen Vorabkontrollen von ISDS-Unterlagen nach einem standardisierten Ablauf durch:
Wie lange dauert es?
Wie viel Zeit Sie einplanen müssen, lässt sich leider nicht pauschal sagen. Es gibt Vorabkontrollen, die nach wenigen Wochen abgeschlossen sind – und andere dauern mehr als ein Jahr. Die Verfahrensdauer hängt unter anderem von der Grösse Ihres Vorhabens, der Qualität Ihrer Unterlagen und der Höhe der Risiken ab.
Deshalb lohnt es sich insbesondere bei grösseren Vorhaben, uns frühzeitig – etwa beim Projekt-Kick-off – beratend beizuziehen. Wir stehen auch zur Verfügung, wenn in einzelnen Fragen wie etwa zum Schutzbedarf oder zur Vorabkontrollpflicht Unsicherheiten bestehen.