Jede Software, mit der Personendaten bearbeitet werden, birgt Risiken für die Datensicherheit und damit sowohl für die Rechte der Betroffenen als auch für die Arbeit der Behörden: Die Daten können für Unbefugte zugänglich sein, sie können verfälscht werden oder im entscheidenden Moment nicht zur Verfügung stehen. Ebenso problematisch ist fehlende Nachvollziehbarkeit – wenn also nicht ersichtlich ist, wer welche Daten erfasst, geändert oder gelöscht hat.
Sobald Sie als Behörde Software einführen, verändern oder erweitern möchten, müssen Sie deshalb die unten stehenden Schritte unternehmen.
Grundsatz: "privacy by design"
Bei der Beschaffung und Einführung neuer Software ist schon während der Planung darauf zu achten, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden («privacy by design»). Bei grösseren Vorhaben lohnt es sich, uns frühzeitig beratend beizuziehen. Wir stehen auch zur Verfügung, wenn in einzelnen Fragen (z. B. Schutzbedarf oder Vorabkontrollpflicht) Unsicherheiten bestehen.