Vous prévoyez une nouvelle activité de traitement de données électroniques qui concerne plus de 1000 personnes* et présente un risque élevé? Vous devez alors soumettre votre projet et votre concept SIPD en vue d’un contrôle préalable (voir également «Aide-mémoire en cas d’introduction de nouveaux logiciels»). Lisez cette page pour comprendre ce qu’est le contrôle préalable et la manière dont il se déroule.
*sur la durée totale du projet et compte tenu des données conservées
Évaluation de votre concept
Dans le cadre du contrôle préalable, nous vérifions si votre projet respecte les normes de protection des données et peut être mis en œuvre en toute sécurité. Nous examinons en outre les risques et les mesures décrits dans votre concept SIPD. Nous déterminons de cette manière si les risques ont été considérés de manière exhaustive, et si les mesures proposées pour les atténuer sont appropriées. Il se peut que nous recommandions des mesures supplémentaires. Tant que des risques élevés persistent, vous ne devez pas mettre le nouveau logiciel en service.
Vous êtes toujours responsable
Le contrôle préalable ne doit toutefois pas être considéré comme une procédure d’autorisation. En tant qu’autorité, vous demeurez responsable de la protection et de la sécurité des données, indépendamment du contrôle préalable de votre projet et de la mise en œuvre de nos recommandations. Sans contrôle préalable, vous ne bénéficierez pas de notre appréciation en tant qu’autorité spécialisée. Vous courrez alors le risque de devoir ultérieurement modifier un logiciel lacunaire moyennant des frais élevés et devrez endosser la responsabilité de toute violation des droits des personnes concernées.
Comment se déroule le contrôle préalable?
Le contrôle préalable des documents SIPD se déroule suivant une procédure normalisée:
Quelle est la durée de la procédure?
Il est malheureusement difficile d’indiquer quelle est la durée habituelle à prévoir. Certains contrôles préalables s’achèvent en quelques semaines, tandis que d’autres durent plus d’une année. La durée de la procédure dépend notamment de l’envergure de votre projet, de la qualité des documents soumis et du niveau de risque.
Pour les projets de grande envergure, il peut donc s’avérer utile de nous demander conseil le plus tôt possible, par exemple au moment du lancement. Nous sommes également à disposition en cas d’incertitude sur un point spécifique, p. ex. les besoins de protection ou l’obligation de se soumettre à un contrôle préalable.